Persondatapolitik

Personoplysninger

Introduktion
Vores persondatapolitik er ment som en hjælp til at forstå, hvilke data vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til. Dette er vigtige oplysninger, så vi håber, at du vil tage dig tid til at læse dem.

Dataansvarlig er Familieskolen.

Hvilke informationer indsamler Familieskolen:
Når du tilmelder dig et hold hos Familieskolen vil du blive bedt om at opgive forskellige personoplysninger. Det kan være kontaktoplysninger som: Navn, adresse, telefonnummer, mail, fødselsdato og i visse tilfælde CPR-nummer. Folkeoplysningsloven kræver, at du altid skal oplyse dit fulde CPR-nummer, hvis du tilmelder dig kurser uden for din hjemkommune. Derudover kræver kommunerne, at du opgiver fuldt CPR-nummer, hvis du tilmelder dig til nedsat pris. 

Vi kan registre yderligere oprettelsesdato, betalingshistorik og betalingsmåde.

Ved deltagelse i afdelingens arrangementer kan der blive taget billeder og videoer til brug for sociale medier og andet reklame og markedsføringsmateriale for afdelingen. Man kan altid bede om ikke at blive fotograferet eller optaget.

Formål med opbevaringen
Familieskolen behandler dine oplysninger for at kunne administrere din tilmelding, for at kunne levere ydelser til dig, og for at kunne komme i kontakt med dig vedrørende ændringer i de tilmeldte hold eller aflysninger.

Tidsfrister for sletning/opbevaring
Behandling af personoplysninger er underlagt Persondataloven. Familieskolen stræber efter at slette (eller anonymisere) personoplysninger, så snart de ikke har nogen relevans. Dog opbevarer vi dem altid i minimum 5 år af hensyn til bogføringsloven.

Dine rettigheder efter persondataforordningen
I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du adskillige rettigheder:

• Retten til at modtage oplysning om, hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).
• Retten til at få indsigt i dine personoplysninger.
• Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.
• Retten til at få dine personoplysninger slettet.
• Retten til at gøre indsigelse mod at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
• Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering.
• Retten til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet).

Alle ovenstående rettigheder håndteres manuelt ved henvendelse til vores persondataansvarlige.

Du kan til hver en tid få oplyst, hvilke oplysninger Familieskolen har registreret om dig ved at kontakte os. Skulle du ønske at få slettet eller ændret visse oplysninger, så kontakt os på mail her eller på telefon 45 80 67 00. 
Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger, der findes som sikkerhedskopier).

Familieskolen bestræber os på at vedligeholde vores tjenester på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores tjenester, er det derfor muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkivservere med det samme, og det er ikke sikkert, at oplysningerne fjernes fra vores sikkerhedskopisystemer.

Du har til hver en tid retten til at klage til Datatilsynet på deres hjemmeside.

Oplysninger, som Familieskolen videregiver
Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for afdelingen. Undtagelsen er i disse tilfælde:

• Med dit samtykke

Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for afdelingen, hvis vi har dit samtykke. Vi kræver aktivt tilvalg af videregivelse af alle personoplysninger.

• Til ekstern databehandling

Familieskolen videregiver personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere, landsorganisation eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores privatlivspolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed, eksempelvis vores databehandleraftale.

Familieskolen kan videregive dine oplysninger til kommunen, efter henvendelse fra denne, af følgende grunde:

• At beregne og refundere tilskud til aftenskolen.
• At anmode andre kommuner om mellemkommunal refusion for deltagere bosiddende udenfor afdelingens hjemkommune.
• At indhente handicaperklæringer til stikprøvekontrol.
• At indhente deltagerlister til stikprøvekontrol.
• Af juridiske årsager

Familieskolen videregiver personlige oplysninger til kommunen, virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for afdelingen, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:

• Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
• Håndhæve gældende servicevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser.
• Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.
• Holde afdelingen fri fra skade, vores deltagere eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed, sådan som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen.

Familieskolen kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og vores partnere. Vi kan f.eks. dele oplysninger med offentligheden for at vise generelle tendenser om, hvordan vores udviklingen i deltagere er.

Informationssikkerhed
Familieskolen arbejder hårdt for at beskytte afdelingen mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.

Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt på afdelingen:

• Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne.
• Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
• Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på afdelingens vegne.
• Tavshedserklæringer med personale, der har behov for at behandle personoplysninger.
• Vejledning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for personale med adgang til informationssystemer.
• Gennemførelse af ovenstående risikovurdering og dokumentation af alle systemer der behandler personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen i afdelingen.

Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder
Familieskolen gennemgår regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Vi overholder også adskillige selvregulerende sikkerhedspolitikker. Når vi modtager formelle skriftlige klager, kontakter vi afsenderen for at følge op på klagen. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse klager om overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med vores brugere.

Ændringer
Familieskolen privatlivspolitik kan ændres fra tid til anden. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne privatlivspolitik uden dit udtrykkelige samtykke. Eventuelle ændringer af denne privatlivspolitik angives på denne side, og hvis der sker væsentlige ændringer, vil vi gøre opmærksom på dem på en mere iøjnefaldende måde (for visse tjenester oplyser vi bl.a. om ændringer via e-mail).